１.会長挨拶
こんにちは、忙しいところありがとうございます。
総会を前にした理事会ということで、今回は各委員会でどういうことをやりたいかという予算交渉を行った上での会議です。今日の話し合いで予算を決めて、これからの総会を盛り上げて、今後さらに幹事さんが活動しやすい状況をつくって行きたいと思います。
皆さんもお忙しいので迅速に議事を進行していきたいと思います。
ご協力よろしくお願いします。
報告ですが、母校の体育祭を見てきました。
非常に盛大で、立派な後輩たちがどんどん育っていると感じました。
そこで気付きましたが今の一年生からクラスが減っています。
ということは同窓会費が減るということですので、今後さらに考えながら会を運営していかなくてはならないと思っています。
野球もがんばっています。
RKK旗でベスト４になっています。
現役の学生の活動状況を把握しながらバックアップしていきたいと思いますのでよろしくお願いします。
２.副会長より
議事説明 資料参照
３.議 題
(１)各委員会の予算要求の結果について
資料配布 予算案参照
・皆さんの要求にしたがって極力採用する方向で予算立てを行いました。メーリングリストとメールマガジンに関しては費用対効果を考えて今回見送りました。会の活性化した後にML作成、HP活性化の後にMMを作成する方向です。企画のスポーツ大会に関しては通信費と景品代として上乗せしています。
予算に関しては前年度規模になる予定です。
・補足ですが、今回の予算は、企画など初めての試みです。各事業を責任もって遂行していただき、今後の同窓会の活性化と予算立てに活用してください。
・この前の会議ではアドレスを集める年にしようということですが、それに関しては予算付けしなくて良いのですが。
・企業協賛を募ってがんばります。
・HPの活性化が課題。mixiよりも登録が少ない。
・登録しないといけないということで敷居が高い、固いという意見が多い。高校の情報が少ないのでHPの更新がなかなか出来ない、情報が自分に集まってくるようにしたい。
・HP委員会に情報が集まるシステムの構築が必要。
・会長にはには連絡があるので、今後、学校事務局からの連絡を連絡係に廻します。
・母校のHPは頻繁に更新しています。
同窓会でも、何か工夫をしてHPを盛り上げて行きたいので今後も検討をよろしくお願いします。
(2)会計処理について
会計より
費用が発生した際は、委員長、責任者の方から会計に必ず連絡して頂く。
HP委員会については上期下期にまとめて請求書を送付することに決定
基本的に立て替えて領収書をもってきてから現金と引き換えという流れ。
どうしても現金が無い場合は事前に連絡ください。
仮払いは行いません。
以上のような形で処理して行きます。
・委員長さんから会計に連絡がないと決済はおりませんのでご注意ください。
・提案ですが、これまでのやり方だと立て替えてからお金をもらえるまでのタイムラグが大きく、会計の負担が大きくなるので、手元にある程度の現金を置いておいて宜しいですか。
異議なし
・現在通帳が複数あり、積み立て金の関係で帳簿と通帳の数字が合わないので分かりにくい。誰の目にも分かりやすい会計にしたいので通帳をまとめてよいですか。
異議なし
番外、例大祭について
例大祭委員長より
例大祭の委員会も４回やりました。これから、広告集めと練習が始まってくるのかなぁという感じです。先週練習を開始しました。６月から火・木の７時から９時まで練習を行います。ぜひご参加ください。
予算のスリム化ということで、熊日の広告をやめて、パンフレット広告に統一しました。
HP委員会のほうで広告用紙をHPからダウンロード出来るようにしてくれるということなのでご協力よろしくお願いします。円滑な運営の為にも皆さんのご協力が必要ですのでどうかよろしくお願いします。
・同窓会の活動の一環ですので皆さん協力をどうかよろしくお願いします。
ちなみに、多分に趣味の分かれるところで、同一会計で運営すると批判が出てくることが考えられますので会計は別会計でやってます。
(3)同窓会新聞「きた倶楽部」について
予算の説明をします。
現在は１５名で活動しています。
新しいメンバーに入ってきていないので若い人たちの発掘をしなくてはならないと考えています。
HPとリンクして同窓会の情報を発信していく。
今回の新聞の内容としましては、会長と校長挨拶、例大祭について、HPの登録方法を再度記載して登録者数のアップを図ります。
お店の取材をやって載せたいと思います。
７月の半ばには発行したいと思います。
・新聞は同窓会の中でも大きな予算を占めている事業です。もう少し早い段階から準備を始めて、抱え込まないで、皆で分担して出来るだけ多くの情報を載せて行きたい。HPのPRに関してはHP委員会と連携してより良い形でリンクして効果を高めて欲しい。記事募集をHPでするのも一案ではないか。大変だとは思いますがよろしくお願いします。
・余裕のあるスケジュールを組んで充実したものを出して行っていただくとありがたい。今は出すことで精一杯になっていっているので、回を重ねるごとにレベルアップしていけるように協力するので工夫をしてほしい。
・同窓生が何を知りたいかを良く考えて企画を練って欲しい。今回の会議で検討してもらえるように、ある程度肉付けが出来ている状態で出せるような体制を取って欲しい。
・スポーツ大会の記事を載せては？
・対象が幹事なので載せたいけれど載せることが出来ない。今後は全会員対象にした企画をたてて載せていければ良いと思う。
(4)平成１８年度事業計画及び総会の準備について
・資料配布、説明。予算については２月から行いたい。
HP登録者数のアップ、企画委員会のイベントを組み込んでいかなくてはいけない。
・事業計画に関しては情報を集約してもっと充実したものにしていきます。
・総会の式次第をご覧下さい。全体を通して一時間半程度で終らせたいと思います。配り物については６月１０日までに書記に渡してください。
総会はパレア第一会議室にて６月２４日（土）１８：００開始
１７：３０開場
役員は１７：００集合
懇親会は２０：００開始
議長は大西会長
・データベース委員会にお願いです。学校と打ち合わせて、総会出席者の出欠状況を把握して連絡ください。
21期生のデータをもらってきてください。
アンケートをとる。
例大祭の案内をする。
受付、懇親会の費用を徴収する。
受付名簿を作成。
４.その他
・同窓会と学校行事をリンクさせていきたい。これから育友会と打ち合わせなどを行うのでその際は理事の皆さんもよろしくお願いします。
・以前のデータを業者に返却したいのでよろしくお願いします。
５.閉会
会長より挨拶
以上
